Jak zakończyć jednoosobową działalność gospodarczą

Jak wyrejestrować firmę z CEIDG

Jeśli chcesz zamknąć firmę jednoosobową, złóż do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wniosek o jej wykreślenie.

We wniosku podaj datę faktycznego zaprzestania działalności.

Jak złożyć wniosek w CEIDG

Wniosek możesz złożyć:

• on-line
• osobiście w urzędzie miasta lub gminy
• pocztą – przesyłką rejestrowaną, z podpisem poświadczonym przez notariusza.

Data wykreślenia z CEIDG zależy od tego, w jaki sposób złożyłeś wniosek.

Wykreślenie następuje najpóźniej w następnym dniu roboczym po:

• dniu wysłania wniosku elektronicznego (wnioski on-line)
• dniu złożenia w urzędzie (wnioski składane osobiście)
• dniu doręczenia wniosku do urzędu (wnioski składane listownie).

Ważne! Jeśli przedsiębiorcą jest osoba małoletnia, wniosek składa przedstawiciel ustawowy wskazany do jej reprezentowania. Taki wniosek można złożyć wyłącznie w urzędzie miasta lub gminy albo pocztą.

Od 1 listopada 2026 roku we wniosku podajesz numer PESEL, a jeśli go nie masz – niepowtarzalny identyfikator nadany przez państwo Unii Europejskiej do celów transgranicznej identyfikacji. Jeśli jesteś cudzoziemcem i w twoim dotychczasowym wpisie brakuje obu tych identyfikatorów, uzupełnij wpis.

Przeczytaj, jak wyrejestrować firmę z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Zaświadczenie o wykreśleniu z CEIDG twojej firmy możesz pobrać ze strony CEIDG: wyszukaj firmę w bazie przedsiębiorców, pobierz i zapisz lub wydrukuj zaświadczenie.

Jakie urzędy trzeba poinformować o zamknięciu firmy

Pomimo wykreślenia dane twojej firmy nie znikają od razu z ewidencji. Są nadal widoczne z informacją o dacie wykreślenia. Wpis podlega usunięciu po 10 latach od wykreślenia, jeśli w tym czasie nie złożysz wniosku o ponowny wpis. Jeśli masz kilka wykreślonych wpisów, okres ten liczy się od wykreślenia ostatniego z nich.

Informacja o wykreśleniu firmy z CEIDG zostaje automatycznie przesłana do urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS).

Jeżeli do prowadzenia działalności potrzebne były zezwolenia, pozwolenia lub koncesje, informację o wykreśleniu firmy z ewidencji dostanie także urząd, który prowadzi rejestr tego rodzaju działalności.

Nie musisz dodatkowo zawiadamiać tych instytucji o zamknięciu firmy.

Uwaga! Jeśli płacisz podatek w formie karty podatkowej i likwidujesz działalność, złóż do urzędu skarbowego formularz PIT-16Z w ciągu 7 dni od likwidacji działalności. Musisz to zrobić niezależnie od tego, że organ podatkowy zostanie poinformowany o likwidacji przez CEIDG.

PIT-16Z to swoiste oświadczenie podatnika dotyczące dnia zakończenia działalności opodatkowanej kartą podatkową. Dzięki niemu urząd skarbowy może określić prawidłowy podatek dla celów karty podatkowej, a ty zapłacisz kartę podatkową w proporcji do okresu prowadzenia działalności gospodarczej w danym miesiącu.

Jak wyrejestrować spółkę cywilną

Kiedy działalność kończy spółka cywilna, każdy z jej wspólników musi zdecydować,
czy chce samodzielnie kontynuować działalność gospodarczą.

Jeśli kończysz działalność w spółce, ale chcesz ją kontynuować samodzielnie - złóż wniosek o zmianę wpisu do CEIDG i zmień formę prowadzenia działalności gospodarczej.

Jeśli kończysz działalność w spółce i nie chcesz prowadzić działalności indywidualnie - złóż wniosek o wykreślenie swojej działalności z rejestru.

Wspólnicy spółki cywilnej, poza obowiązkiem wykreślenia lub aktualizacji wpisu w CEIDG, muszą pamiętać o likwidacji numerów identyfikacyjnych spółki.

W tym celu składają formularz NIP-2 do urzędu skarbowego oraz formularz RG-OP w GUS.

Ważne! Likwidacji spółki cywilnej, aby była skuteczna, muszą dokonać wszyscy wspólnicy. To oznacza, że pod wnioskiem do GUS muszą się znaleźć podpisy wszystkich wspólników oraz wszyscy wspólnicy powinni dokonać zgłoszenia do urzędu skarbowego. Może to też w ich imieniu zrobić wspólnie ustanowiony pełnomocnik.

Od 1 listopada 2028 roku wspólnik uprawniony do reprezentacji spółki składa w CEIDG elektroniczny wniosek o wykreślenie informacji o spółce cywilnej. Samo wykreślenie wspólnika z CEIDG nie spowoduje zakończenia publikacji ani usunięcia informacji o spółce.

Wyrejestrowanie firmy z ZUS

Jak uniknąć płacenia składek po zamknięciu firmy

Przepisy nie wskazują terminu, w którym musisz wykreślić firmę z CEIDG.

Pamiętaj jednak, że ZUS na podstawie tego wniosku automatycznie wyrejestrowuje cię jako płatnika składek. Dopóki go nie złożysz, ZUS będzie cię traktował jako płatnika składek.

Dodatkowo, niezależnie od tego kiedy złożysz wniosek o wykreślenie firmy z CEIDG, masz 7 dni od daty faktycznego zaprzestania działalności na wyrejestrowanie z ubezpieczeń osób zgłoszonych do ZUS: współpracujących, członków rodzin oraz samego siebie (właściwe formularze możesz załączyć do wniosku o wykreślenie firmy z CEIDG).

Brak zgłoszenia może spowodować rozbieżności na koncie w ZUS i konieczność ich wyjaśnienia.

W praktyce zdarza się, że przedsiębiorca kończy działalność, wyrejestrowuje z ZUS pracowników, ale już nie samego siebie oraz nie składa wniosku o wykreślenie firmy do CEIDG lub robi to dopiero po dłuższym czasie.

Spóźnione zgłoszenie może spowodować, że dane na twoim koncie w ZUS nie będą odpowiadały rzeczywistej sytuacji. Musisz wtedy wyjaśnić datę faktycznego zakończenia działalności i złożyć brakujące dokumenty lub korekty. Obowiązek ubezpieczeń zależy od prowadzenia działalności, a nie od uznaniowej decyzji urzędnika o odstąpieniu od windykacji.

Dlatego, żeby uniknąć komplikacji, po zakończeniu działalności:

• jak najszybciej złóż wniosek o wykreślenie firmy z CEIDG
• w ciągu 7 dni wyrejestruj z ZUS wszystkich ubezpieczonych, także siebie samego.

Przykład

Pani Anna zakończyła działalność gospodarczą 2 listopada, ale nie poinformowała o tym ani CEIDG, ani ZUS. Wniosek o wykreślenie z CEIDG, w którym podała 2 listopada jako datę zaprzestania działalności, złożyła dopiero 31 grudnia. Jeśli na jej koncie w ZUS widnieją składki za okres po faktycznym zakończeniu działalności, pani Anna powinna wyjaśnić rozbieżności i złożyć brakujące dokumenty lub korekty.

Przykład

Pan Jan zakończył działalność 3 listopada. 7 listopada złożył wniosek do CEIDG o wykreślenie działalności. Na tej podstawie został automatycznie wykreślony z ZUS jako płatnik składek. Dodatkowo Pan Jan do wniosku o wykreślenie z CEIDG dołączył formularze ZUS służące wyrejestrowaniu współpracowników i samego siebie. W ten sposób, w jednym wniosku, zrealizował swoje obowiązki informacyjne wobec CEIDG i ZUS.

Jak wyrejestrować przedsiębiorcę i pracowników

Jeżeli złożysz do CEIDG wniosek o wyrejestrowanie firmy, ZUS automatycznie wyrejestruje cię jako płatnika składek – sporządzi za ciebie formularz ZUS ZWPA.

Pamiętaj jednak, że jako płatnik składek masz obowiązek wyrejestrować z ubezpieczeń osoby, które do nich zgłosiłeś: współpracujące, członków rodzin oraz siebie, na formularzach:

• ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz wyrejestrowanie z ubezpieczeń osób współpracujących
• ZUS ZCNA – wyrejestrowanie członków rodziny osoby ubezpieczonej – osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz osoby współpracującej.

Możesz to zrobić:

• w CEIDG, we wniosku o wyrejestrowanie firmy - dołącz formularz ZUS ZWUA lub ZUS ZCNA
• bezpośrednio w ZUS - złóż formularz ZUS ZWUA lub ZUS ZCNA elektronicznie lub papierowo, w ciągu 7 dni od daty ustania obowiązku ubezpieczeń.

Składki na ubezpieczenia społeczne do ZUS opłacasz w tych samych terminach, w których składasz deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne, czyli:

• do 5. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym
• do 15. dnia następnego miesiąca – jeśli jesteś płatnikiem składek posiadającym osobowość prawną
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Ostatnie składki na ubezpieczenia społeczne zapłacisz po zamknięciu firmy, w kolejnym miesiącu. Jeśli działalność kończysz w trakcie miesiąca, najniższą podstawę wymiaru składek zmniejszasz proporcjonalnie do liczby dni podlegania ubezpieczeniom.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne musi być natomiast opłacona w pełnej wysokości – nie obliczasz jej proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności. Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej co do zasady zachowasz jeszcze przez 30 dni od ustania ubezpieczenia.

Po tym czasie potrzebujesz innej podstawy prawa do świadczeń, na przykład ubezpieczenia z umowy o pracę albo zgłoszenia jako członek rodziny.

Przeczytaj, jak opłacać składki ZUS.

Obowiązki związane z podatkiem dochodowym

Zamykając działalność gospodarczą musisz pamiętać o kilku obowiązkach związanych z rozliczeniem podatku dochodowego.

Do najważniejszych z nich należy sporządzenie wykazu składników majątku twojej firmy oraz spisu z natury na dzień zamknięcia działalności.

Ważne! Spis z natury musisz sporządzić tylko wtedy, jeśli prowadziłeś podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR).

Wykaz składników majątku firmy

Wykaz powinien zawierać m.in.:

• nazwę składnika majątku
• datę nabycia składnika majątku
• kwotę wydatków, jakie poniosłeś na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków jaką poniosłeś na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów
• wartość początkową.

Uwaga! Nie myl wykazu składników majątku ze spisem z natury. Towary obce, które znajdują się w twojej firmie, ujmujesz bez wyceny w spisie z natury do PKPiR, z podaniem właściciela.

Pamiętaj, że składniki majątku, ujęte w wykazie stanowią twoją własność i nie są uwzględniane przy ustaleniu dochodu na dzień zamknięcia działalności czyli nie podlegają opodatkowaniu na ten dzień. Dopiero ich sprzedaż w ciągu 6 lat po zamknięciu firmy może spowodować, że uzyskasz przychód, od którego będziesz musiał zapłacić podatek.

Wykazu składników majątku nie musisz przekazywać do urzędu skarbowego ani zawiadamiać naczelnika tego urzędu o jego sporządzeniu. Przechowuj go wraz z dokumentami potrzebnymi do rozliczenia późniejszej sprzedaży majątku – do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczą.

Spis z natury

Jeśli w ramach działalności gospodarczej prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), zamykając działalność musisz sporządzić spis z natury (remanent likwidacyjny) na dzień jej likwidacji.

Obowiązek sporządzenia spisu z natury nie dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe, podatników opłacających podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych oraz opodatkowanych w formie karty podatkowej.

W spisie wykazujesz wszystkie pozostałe w firmie:

• towary handlowe
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze
• półwyroby
• produkcję w toku
• wyroby gotowe, braki i odpady.

Uwaga! Jeśli jesteś opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie sporządzasz spisu z natury, a jedynie wykaz składników majątku zawierający co najmniej: liczbę porządkową, określenie (nazwę) składnika majątku, datę nabycia składnika majątku, kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku.

Przykład

Prowadzisz działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG w zakresie sprzedaży artykułów biurowych. Twoja działalność podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych (według skali podatkowej). Zdecydowałeś, że 30 kwietnia 2020 roku zamykasz działalność. W twojej firmie na dzień 30 kwietnia pozostały:

• towary handlowe: 20 zeszytów A4 w kratkę, 30 długopisów, 15 ołówków, 8 linijek 35 cm i 7 bloków rysunkowych
• wyposażenie: 5 regałów magazynowych, lada, 2 biurka, kasa fiskalna
• środki trwałe: 1 samochód, 2 laptopy.

Zamykając tę działalność gospodarczą będziesz musiał sporządzić spis z natury obejmujący tylko towary handlowe – jeśli jesteś opodatkowany wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym.

Jeśli zamiast tego rozliczałbyś ryczałt, nie sporządzałbyś spisu z natury dla PIT. Sporządziłbyś wykaz składników majątku.

W spisie z natury do PKPiR nie znajdą się wyposażenie ani środki trwałe: samochód osobowy i laptopy. Ujmij je w wykazie składników majątku.

Twój spis z natury powinien zawierać między innymi:

• imię i nazwisko właściciela firmy
• datę sporządzenia spisu
• szczegółowe określenie towaru i innych składników
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową; łączną wartość spisu z natury
• numer kolejny pozycji, jednostkę miary, ilość składników, cenę jednostkową oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji…
• podpis właściciela firmy.

Spis z natury dla celów PIT nie ma określonego wzoru. Sporządź go z wymaganymi danymi i wpisz jego wartość do PKPiR.

Pamiętaj, że nie masz obowiązku składania sporządzonego spisu do urzędu skarbowego.

Zapłata podatku za ostatni miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej

Podatek za ostatni miesiąc prowadzonej działalności zapłać:

• na dotychczasowych zasadach - gdy jesteś opodatkowany według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych
• w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień za okres do dnia zaprzestania działalności – w przypadku gdy jesteś opodatkowany na zasadach karty podatkowej.

Pamiętaj, że deklaracje roczne składasz w terminach przewidzianych dla zeznań podatkowych.

Podatek dochodowy od majątku firmy

W przypadku likwidacji działalności gospodarczej, majątek, który należał do firmy, staje się majątkiem prywatnym osoby prowadzącej działalność.

Jeśli sprzedasz pozostały majątek przed upływem 6 lat, może powstać przychód z działalności gospodarczej. Licz ten okres od pierwszego dnia miesiąca po miesiącu likwidacji firmy. Po jego upływie sprzedaż poza działalnością co do zasady nie powoduje przychodu z działalności. Dla nieruchomości mieszkalnych obowiązują odrębne zasady.

Przeczytaj więcej:

• Jakie są obowiązki podatkowe przy zamykaniu firmy opodatkowanej wg skali lub liniowo
• Jakie są obowiązki podatkowe przy zamykaniu firmy opodatkowanej ryczałtem
• Jakie są obowiązki podatkowe przy zamykaniu firmy opodatkowanej kartą podatkową
• Obowiązki płatnika przy zakończeniu działalności.

Obowiązki związane z podatkiem VAT

Jeśli zamykasz firmę i jesteś podatnikiem podatku VAT, nie możesz zapomnieć o rozliczeniu się z urzędem skarbowym w zakresie podatku od towarów i usług.

Aby to zrobić, musisz dopełnić kilku formalności. Wśród nich jest obowiązek sporządzenia na dzień zamknięcia firmy odrębnego spisu z natury dla celów podatku VAT.

Musisz poinformować urząd skarbowy o tym, że przestajesz wykonywać czynności, które podlegają opodatkowaniu tym podatkiem.

Spis z natury

Spis sporządzasz, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT.

Wykazujesz w nim towary przy zakupie których przysługiwało ci prawo do odliczenia VAT i które na dzień likwidacji działalności pozostają w twojej firmie. Będą to więc co do zasady towary, których zakup masz udokumentowany fakturami, bez względu na to czy korzystałeś z odliczenia VAT, czy też nie.

Pamiętaj, że w spisie z natury dla celów VAT nie uwzględniasz towarów, w przypadku których nie mogłeś skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT. Jeżeli jednak dobrowolnie zrezygnowałeś z odliczenia podatku VAT, to składnik majątku, którego to prawo dotyczyło, również musisz objąć spisem z natury.

Twój spis z natury powinien zawierać między innymi:

• imię i nazwisko właściciela firmy
• datę sporządzenia spisu
• szczegółowe określenie towaru i innych składników (jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową)
• łączną wartość spisu z natury
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy
• informację o nazwie towaru, ilości towaru, cenie nabycia towarów lub towarów podobnych albo koszcie ich wytworzenia (gdy nie ma ceny nabycia), stawce podatku VAT obowiązującej dla danego towaru i kwocie tego podatku.

Towary w spisie z natury dla VAT wyceniasz według ceny ich nabycia lub ceny nabycia towarów podobnych, ustalonej na dzień likwidacji. Jeśli nie ma ceny nabycia, przyjmujesz koszt wytworzenia ustalony na ten dzień.

Przykład

Firma została zlikwidowana w kwietniu 2025 roku. Z majątku firmy, zaliczonego do środków trwałych, został komputer kupiony w 2021 roku za 7 tys. zł netto. W momencie likwidacji działalności wartość komputera wynosi 5 tys. zł netto, czyli zmalała o 2 tys. zł.

W spisie z natury musisz wykazać komputer o wartości netto 5 tys. zł oraz kwotę podatku VAT 23% (1150 zł).

Uwaga! Spis z natury może mieć dowolną formę. Obecnie nie ma obowiązującego wzoru, jednak niektóre urzędy skarbowe udostępniają własne druki, z których możesz skorzystać.

O zamiarze sporządzenia spisu z natury nie musisz informować urzędu skarbowego.

Informację o spisie, wartości towarów i kwocie podatku należnego złóż do urzędu skarbowego najpóźniej w dniu złożenia deklaracji za okres obejmujący likwidację działalności

Możesz ją:

• przekazać odrębnie do urzędu skarbowego lub
• dołączyć do deklaracji podatkowej składanej za ostatni okres prowadzenia działalności gospodarczej.

Przeczytaj, jak zawiadomić urząd skarbowy o sporządzeniu spisu z natury dla celów VAT (remanent likwidacyjny).

Majątek który został wykazany w spisie z natury podlega opodatkowaniu. Jako datę powstania obowiązku podatkowego przyjmuje się dzień zakończenia prowadzenia działalności.

Na deklaracji rozliczeniowej (JPK_V7M w przypadku rozliczenia miesięcznego lub JPK_V7K w przypadku rozliczenia kwartalnego) musisz wykazać wartość podatku od towarów i usług, wynikającą ze sporządzonego spisu.

Jeśli przed zamknięciem działalności wyprzedałeś cały majątek i towary handlowe, do ostatniej składanej deklaracji VAT powinieneś dołączyć informację, że wartość towarów, które powinny być objęte spisem, wynosi 0 zł.

Pamiętaj! Rozliczając podatek VAT, w deklaracji musisz uwzględnić kwoty podatku należnego i naliczonego związane ze sprzedażą i zakupami dokonanymi w ostatnim okresie rozliczeniowym oraz kwotę podatku należnego wynikającą z dokonanego spisu z natury.

Przeczytaj, jak złożyć deklarację VAT.

Wykreślenie firmy z rejestru VAT

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, musisz powiadomić urząd skarbowy o zakończeniu działalności. Masz na to 7 dni od dnia zakończenia działalności. Złóż do urzędu, który był właściwy na ostatni dzień prowadzenia przez ciebie działalności, formularz VAT-Z.

Zostaniesz wtedy wykreślony z rejestru podatników VAT. Jeżeli byłeś podatnikiem VAT-UE, automatycznie utracisz także ten status.

Zgłoszenie o zakończeniu działalności możesz złożyć elektronicznie, przez Portal podatkowy lub korzystając z aplikacji e-Deklaracje.

Przeczytaj:

• jak złożyć e-Deklaracje
• Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe

Dokumenty przekazywane do ZUS

Przeczytaj, kiedy można skrócić termin przechowywania dokumentów z 50 do 10 lat.

Przykład 1

Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W kwietniu 2020 roku złożył zeznanie PIT-36 za 2019 rok i zapłacił wynikający z niego podatek. Termin na przechowywanie dokumentów związanych z rozliczeniem podatkowym liczy się od końca 2020 roku i upływa z końcem 2025 roku.

Przykład 2

Rok obrotowy spółki ABC pokrywa się z kalendarzowym. Sprawozdanie finansowe spółki za 2019 rok zostało zatwierdzone w czerwcu 2020 roku. Termin na przechowywanie sprawozdania finansowego liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło jego zatwierdzenie. Sprawozdanie należy przechowywać co najmniej do końca 2025 roku.

Pamiętaj! Ustawa o rachunkowości przewiduje krótszy okres przechowywania dokumentacji księgowej, niż wynika to z przepisów podatkowych. Na przykład księgi rachunkowe za 2019 rok należy przechowywać 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te księgi dotyczą, czyli do końca 2024 roku. Jednak aby zachować terminy wynikające z przepisów podatkowych, musisz je przechowywać do końca 2025 roku.

Termin przechowywania dokumentów i ewidencji może zostać wydłużony, jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia, na przykład w przypadku wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.

Dodatkowe obowiązki związane z likwidacją firmy

W związku z likwidacją działalności gospodarczej pamiętaj również o:

• wyrejestrowaniu kasy fiskalnej
• rozwiązaniu umów z pracownikami
• przechowywaniu dokumentów zlikwidowanej firmy.