Jak na Biznes.gov.pl podpisać wniosek przygotowany online

Jak podpisać elektroniczny dokument na Biznes.gov.pl

Wniosek przygotowany na Biznes.gov.pl możesz podpisać elektronicznie na trzy sposoby:

• podpisem zaufanym
• podpisem kwalifikowanym
• podpisem osobistym.

Jeśli wybierzesz podpis zaufany, zostaniesz przekierowany na stronę profilu zaufanego, na której wybierz przycisk Podpisz podpisem zaufanym. SMS-em dostaniesz kod, którym potwierdzisz podpisanie pisma.

Niezależnie od tego, czy wniosek podpisujesz podpisem zaufanym, kwalifikowanym czy osobistym, twój podpis obejmuje jego całość, w tym załączniki.

Jakakolwiek zmiana pisma przewodniego, czy załącznika spowoduje unieważnienie takiego podpisu – podpis elektroniczny rozciąga się na wszystkie załączniki, a pismo z załącznikami należy traktować jako jeden dokumentem.

Nie ma znaczenia, czy załączniki są w formie osobnych plików załączonych do głównego dokumentu, czy też zostały umieszczone w dokumencie głównym, na przykład na wydzielonych nagłówkiem stronach.

Nie wyklucza to możliwości dołączenia do twojego wniosku załącznika wcześniej opatrzonego podpisem elektronicznym (może to być kwalifikowany podpis elektroniczny albo inny podpis). W takim przypadku nowy podpis obejmie pismo, wraz z już podpisanymi załącznikami.

Po prawidłowym podpisaniu wrócisz na Biznes.gov.pl, na stronę Wyślij dokument.

Jeśli wybierzesz podpis kwalifikowany możesz:

• pobrać wygenerowany dokument
• podpisać dokument (dowolnym sposobem: podpisem zaufanym, kwalifikowanym lub osobistym)
• przekazać podpisany dokument kolejnej osobie do podpisu.

Sprawdź, jak używać podpisu kwalifikowanego

Po podpisaniu dokumentu wróć na swoje konto na Biznes.gov.pl, wybierz link do tego dokumentu – znajdziesz go w zakładce Powiadomienia i dodaj podpisany plik w formacie XML lub XADES. Musisz dodać podpisany dokument w ciągu 3 godzin.

Zwróć uwagę, że link zawiera informację o terminie, w którym dokument wygaśnie.

Podpisany dokument musi być dokładnie tym samym, który został przygotowany na Biznes.gov.pl i pobrany na dysk komputera.

Jeśli spróbujesz dodać inny plik, system wygeneruje komunikat: „Wybrałeś niepodpisany dokument lub został podpisany nieprawidłowo. Sprawdź konfigurację oprogramowania podpisującego”.

Masz 1 godzinę na wysłanie podpisanego pliku. Podpisany plik, który dodasz w usłudze będzie przez ten czas dostępny w zakładce Powiadomienia na koncie na Biznes.gov.pl.

Ważne! Niezależnie od tego którego podpisu używasz, musisz wybrać przycisk Wyślij, żeby przesłać podpisany wniosek do urzędu.

Jak podpisać elektroniczny wniosek w kilka osób

Po wypełnieniu wniosku online na Biznes.gov.pl, przejdziesz do strony Podpis.

System da ci do wyboru kilka możliwości podpisania dokumentu.

W zależności od usługi może to być:

• podpis zaufany
• podpis kwalifikowany
• podpis osobisty
• wiele podpisów.

Jeżeli twój dokument ma być podpisany przez więcej niż jedną osobę, wybierz przycisk Wiele podpisów.

Uwaga! W przypadku niektórych usług system nie umożliwia podpisania dokumentu przez kilka osób. Jest tak na przykład w usługach CEIDG, w których można złożyć tylko jeden podpis.

Po wybraniu przycisku Wiele podpisów wyświetli się okienko modalne.

Zobaczysz w nim komunikat „Sprawa wygaśnie” wraz z datą i godziną, które wskazują, ile masz czasu na zebranie podpisów i dodanie podpisanego dokumentu.

Uwaga! Czas na zebranie podpisów jest ograniczony.

W przypadku większości usług, na zebranie wszystkich wymaganych podpisów masz 3 godziny – tyle czasu niepodpisana wersja wniosku jest przechowywana na Koncie Przedsiębiorcy.

Dłuższy czas – 4 dni – masz na zebranie podpisów na:

• sprawozdaniu o terminach zapłaty w transakcjach handlowych
• wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

Pobierz dokument do podpisu, zapisz na komputerze, a następnie przekaż, na przykład e-mailem, osobie, która ma go podpisać.

Jeśli nie wiesz w którym folderze zapisują się pobrane pliki, użyj skrótu klawiszowego „CTRL+J”, który automatycznie wskaże ci ostatnio pobrane pliki.

Osoby, które mają podpisać dokument, mogą użyć:

• podpisu zaufanego
• podpisu osobistego
• podpisu kwalifikowanego.

Jeśli podpisujący chce użyć profilu zaufanego:

• wchodzi na stronę usługi podpisywania dokumentu podpisem zaufanym
• dodaje dokument, który chce podpisać: wybiera przycisk Wybierz dokument z dysku lub przeciąga go z miejsca, w którym został wcześniej zapisany
• na ekranie z potwierdzeniem, że dokument został prawidłowo dodany, wybiera przycisk Podpisz
• loguje się do profilu zaufanego i wybiera przycisk Podpisz podpisem zaufanym
• SMS-em dostaje kod, którym potwierdza podpisanie pisma
• wybiera przycisk Pobierz i zapisuje podpisany dokument na komputerze
• przesyła dokument do kolejnej osoby, która ma go podpisać, lub do osoby która koordynuje proces podpisywania.

Ważne! Nie zapisuj podpisanego dokumentu w miejscu, w którym wcześniej zapisywałeś dokument bez podpisu. Dokumenty będą miały bardzo podobną nazwę. Jeżeli zapiszesz oba dokumenty w tym samym miejscu, będzie ci trudniej wybrać ten, który powinien zostać przesłany do kolejnej podpisującej go osoby.

Przekaż, na przykład e-mailem, podpisany dokument kolejnej osobie, która ma go podpisać.

Po zebraniu wszystkich podpisów wróć na swoje konto na Biznes.gov.pl.

W zakładce Powiadomienia znajdziesz link do niepodpisanego dokumentu.

Zwróć uwagę, że link zawiera informację o tym jak długo dokument będzie czekać na podpis. Pamiętaj, że w większości przepadków będzie to maksymalnie 3 godziny.

Po kliknięciu w ten link wrócisz do usługi na stronę Podpis.

Następnie:

• ponownie wybierz przycisk Wiele podpisów
• w oknie modalnym wybierz przycisk Dodaj podpisany dokument i dodaj właściwy plik.

Podpisany dokument musi być dokładnie tym samym, który został pobrany podczas realizacji usługi.

Jeśli spróbujesz dodać inny plik system wygeneruje komunikat: „Wybrałeś niepodpisany dokument lub został podpisany nieprawidłowo. Sprawdź konfigurację oprogramowania podpisującego”.

Przejdziesz na stronę Wyślij dokument, na której pojawi się informacja o wszystkich osobach, które złożyły podpis pod wygenerowanym dokumentem. Sprawdź, czy na liście są wszystkie osoby, które miały podpisać dokument.

Masz 1 godzinę na wysłanie podpisanego pliku. Podpisany plik, który dodasz w usłudze będzie przez ten czas dostępny w zakładce Powiadomienia.

Ważne! Niezależnie od tego którego podpisu używasz, musisz wybrać przycisk Wyślij, żeby przesłać podpisany wniosek do urzędu. Pamiętaj, żeby to zrobić zanim twoja sprawa wygaśnie.

Jak wrócić do niepodpisanego wniosku

Na Biznes.gov.pl możesz przygotować elektroniczny wniosek i podpisać go później.

Niepodpisany wniosek jest przechowany na koncie na Biznes.gov.pl przez określony czas. Standardowo to 3 godziny.

Po zalogowaniu na swoje Konto:

• wejdź do zakładki Powiadomienia
• wybierz powiadomienie dotyczące wniosku, który chcesz podpisać

Link do niepodpisanego wniosku w powiadomieniu zawiera informację o tym, ile masz czasu na podpisanie dokumentu.

• system powróci do wniosku wyświetlając stronę Podpis
• wybierz właściwy sposób podpisania wniosku i podpisz go.

Po podpisaniu dokumentu system wyświetli stronę Wyślij dokument. Musisz na niej wybrać przycisk Wyślij.

Pamiętaj, ze dokument, który podpiszesz, ale którego nie wyślesz, nie trafi do właściwego urzędu.

Uzyskaj pomoc

Centrum pomocy Biznes.gov.pl

Zadzwoń: 801 055 088 lub 22 765 67 32 lub skorzystaj z Live Chat, czyli rozmowy tekstowej z naszym konsultantem.

Infolinia jest czynna w dni robocze od 8:00 do 17:00 z wyłączeniem świąt.

Skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy. Odpowiedź dostaniesz w ciągu 7 dni kalendarzowych.