Jak zatrudnić obywatela Ukrainy

Kiedy obywatel Ukrainy może legalnie pracować w Polsce

W Polsce może pracować obywatel Ukrainy, który:

• przebywa legalnie w Polsce i ma ważny tytuł pobytowy albo
• korzysta w Polsce z ochrony czasowej w związku z wojną w Ukrainie.

Obywatele Ukrainy mogą pracować na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

Tytuł pobytowy to podstawa legalnego pobytu cudzoziemca. Dokument wydany przez inne państwo Unii Europejskiej nie zawsze pozwala na pobyt i pracę w Polsce. Może to być, między innymi:

• zezwolenie na pobyt stały
• zezwolenie na pobyt czasowy
• wiza
• paszport w przypadku wjazdu i pobytu na terytorium Polski w ruchu bezwizowym
• ochrona czasowa w Polsce, potwierdzona między innymi statusem UKR.

Kiedy członkowie rodziny mogą korzystać z ułatwień

Małżonek obywatela Ukrainy i inni członkowie jego rodziny mogą korzystać z ochrony czasowej, jeśli spełniają warunki objęcia tą ochroną.

Dotyczy to także osób bez obywatelstwa ukraińskiego. Jeśli korzystają z ochrony czasowej w Polsce, możesz ich zatrudnić bez zezwolenia na pracę, ale musisz powiadomić urząd pracy.

Jak długo pobyt w Polsce na specjalnych zasadach jest legalny

Obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski od 24 lutego 2022 roku w związku z wojną w Ukrainie, mogą korzystać z ochrony czasowej, jeśli spełniają warunki opisane poniżej.

Ochrona czasowa dla osób wysiedlonych z Ukrainy trwa do 4 marca 2027 roku.

Osoba, która przyjeżdża do Polski w celu korzystania z ochrony czasowej, musi w ciągu 30 dni od przekroczenia granicy złożyć w gminie wniosek o PESEL ze statusem UKR. Brak wniosku w terminie powoduje wygaśnięcie ochrony.

Jeśli masz aktualny status UKR, twój pobyt w Polsce jest legalny (nie potrzebujesz dodatkowych zaświadczeń) do 4 marca 2027 roku.

Ochrona czasowa obowiązuje pod warunkiem, że obywatel Ukrainy:

• złożył wniosek o PESEL ze statusem UKR w ciągu 30 dni od przekroczenia granicy – jeśli przyjechał do Polski od 5 marca 2026 roku
• nie uzyskał kiedykolwiek ochrony na terenie innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej przyznanej z powodu działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy
• nie posiada zezwolenia na pobyt stały, pobyt rezydenta długoterminowego UE lub pobyt czasowy, statusu uchodźcy, ochrony uzupełniającej ani zgody na pobyt tolerowany lub ze względów humanitarnych
• nie zawnioskował o ochronę międzynarodową w Polsce
• nie posiada obywatelstwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej
• nie przekroczył granicy na podstawie zezwolenia na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego.

Ważne! Obywatel Ukrainy, który przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w okresie od 24 lutego 2022 roku w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie i korzysta z ochrony czasowej, utraci ochronę czasową i wynikającą z niej podstawę legalnego pobytu, jeżeli wyjedzie z Polski na dłużej niż 30 dni.

Jak potwierdzić legalność wjazdu do Polski

Stempel w paszporcie może potwierdzać datę przekroczenia granicy. Nie jest jednak jedynym sposobem wykazania legalnego wjazdu.

Jeśli Straż Graniczna nie zarejestrowała wjazdu, ustali datę na podstawie danych przekazanych przez gminę po złożeniu wniosku o PESEL ze statusem UKR.

Obywatel Ukrainy, który po 4 marca 2026 roku przyjechał do Polski w związku z wojną w Ukrainie, musi – w ciągu 30 dni po przybyciu do Polski – co do zasady osobiście złożyć w gminie wniosek o nadanie numeru PESEL UKR.

Jeśli spełniasz warunki objęcia ochroną czasową, złóż wniosek o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR w ciągu 30 dni od przekroczenia granicy.

Złożenie wniosku pozwala zarejestrować pobyt, ale samo nie zastępuje warunków objęcia ochroną czasową.

Jak uzyskać PESEL

Osoba objęta ochroną czasową otrzyma PESEL ze statusem UKR po złożeniu wniosku w dowolnym urzędzie gminy w Polsce.

Wniosek może wypełnić wnioskodawca albo pracownik urzędu na podstawie danych podanych przez wnioskodawcę.

Wniosek trzeba własnoręcznie podpisać i złożyć osobiście w urzędzie gminy. Za osobę małoletnią lub taką, która nie może samodzielnie złożyć wniosku ze względu na stan zdrowia lub niepełnosprawność, działa właściwy przedstawiciel.

Wniosek o nadanie numeru PESEL zawiera między innymi:

• zdjęcie
• imię (imiona) i nazwisko
• obywatelstwo
• unikalny numer ewidencyjny nadany w państwie pochodzenia, jeżeli jest
• numery PESEL rodziców, o ile zostały nadane i są znane
• datę i kraj urodzenia
• płeć
• datę wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• datę złożenia wniosku
• datę i miejsce przekroczenia granicy, niebędącej granicą Rzeczypospolitej Polskiej (jeżeli wjazd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie nastąpił bezpośrednio z terytorium Ukrainy)
• adnotację o tym, czy odciski palców zostały pobrane.

W urzędzie przedstaw ważny dokument podróży.

Jeśli wcześniej nadano ci PESEL UKR wyłącznie na podstawie oświadczenia i nie potwierdzono twojej tożsamości do 31 sierpnia 2026 roku, od 1 września 2026 roku nie korzystasz z ochrony czasowej na tej podstawie.

Ważne! Jeżeli chcesz, żeby został dla ciebie założony profil zaufany, podaj we wniosku o nadanie numeru PESEL:

• adres poczty elektronicznej
• numer telefonu komórkowego
• zgodę na wprowadzenie danych do rejestru danych kontaktowych osób fizycznych
• zgodę na potwierdzenie profilu zaufanego.

Zrób to koniecznie, jeśli myślisz o założeniu w Polsce firmy. Mając profil zaufany, będziesz mógł zarejestrować działalność online, na Biznes.gov.pl.

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu możesz:

• potwierdzić swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji
• podpisać dokument podpisem zaufanym.

Profil służy tylko do kontaktów z administracją publiczną, czyli urzędami lub ministerstwami.

Przeczytaj więcej o profilu zaufanym i podpisie zaufanym.

Zatrudnienie w trakcie postępowania pobytowego

Szczególne zasady zatrudniania obywateli Ukrainy dotyczą również osób, które jeszcze nie mają tytułu pobytowego, ale rozpoczęły procedurę jego uzyskania.

Ich pobyt w Polsce może pozostawać legalny od dnia złożenia wniosku o:

• udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy
• przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej
• udzielenie zezwolenia na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej,

do dnia, w którym decyzja w danej sprawie stanie się ostateczna. Wniosek musi być złożony w terminie, bez braków formalnych lub z brakami uzupełnionymi w terminie.

Przy wnioskach o zezwolenie na pobyt składanych przez system MOS wojewoda wydaje zaświadczenie potwierdzające złożenie wniosku. Stempel pozostaje potwierdzeniem w postępowaniach prowadzonych na wcześniejszych zasadach oraz przy przedłużaniu wiz.

Stempel lub zaświadczenie potwierdza złożenie wniosku. Legalność pobytu wynika z ustawy, a nie z samego dokumentu.

Zasady przedłużania ważności tytułów pobytowych

Jeśli okres ważności wizy krajowej, zezwolenia na pobyt czasowy lub wskazanego niżej dokumentu obywatela Ukrainy kończy się od 24 lutego 2022 roku, prawo przedłuża go do 4 marca 2027 roku.

Przedłużenie ważności dotyczy:

• wizy krajowej
• zezwolenia na pobyt czasowy
• karty pobytu
• polskiego dokumentu tożsamości cudzoziemca
• dokumentu „zgoda na pobyt tolerowany”.

Przy wizach Schengen i dokumentach wydanych przez inne państwa Schengen przedłuża się legalny pobyt w Polsce, a nie ważność tych dokumentów.

Do 4 marca 2027 roku pozostaje również legalny pobyt w Polsce na podstawie polskiej wizy Schengen, wizy lub dokumentu pobytowego innego państwa Schengen oraz w ruchu bezwizowym, jeśli dopuszczalny okres pobytu kończy się od 24 lutego 2022 roku.

Przedłużona z mocy prawa wiza krajowa lub karta pobytu co do zasady nie uprawnia do przekraczania granicy. Wyjątek dotyczący wizy obejmuje wskazanych w ustawie kierowców transportu międzynarodowego.

Dokument pobytowy, o którym mowa w artykule 1 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002, oznacza upoważnienie wydane przez władze danego państwa członkowskiego Unii Europejskiej zezwalające obywatelowi państwa trzeciego na legalny pobyt na danym terytorium, z wyjątkiem:

• wiz
• zezwoleń wydanych do czasu rozpatrzenia wniosku o dokument pobytowy lub wniosku o azyl
• zezwoleń wydawanych w wyjątkowych przypadkach w celu przedłużenia dozwolonego pobytu o okres nieprzekraczający jednego miesiąca
• upoważnień na okres pobytu nieprzekraczający 6 miesięcy, wydanych przez państwa członkowskie niestosujące przepisów art. 21 Konwencji wykonawczej do Układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 roku.

Jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy

Obywatele Ukrainy oraz członkowie ich rodzin, którzy korzystają z ochrony czasowej w Polsce, mają swobodny dostęp do rynku pracy. Możesz ich zatrudnić bez zezwolenia na pracę, ale musisz powiadomić urząd pracy.

Wystarczy, że w ciągu 7 dni od daty podjęcia pracy poinformujesz powiatowy urząd pracy – właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu pracodawcy.

Zrób to przez internet, na portalu praca.gov.pl: wypełnij formularz Powiadomienie o powierzeniu pracy

Do 4 marca 2029 roku możesz w tym trybie zatrudnić również obywatela Ukrainy, który przebywa legalnie w Polsce, ale nie korzysta z ochrony czasowej.

Od 5 marca 2029 roku, żeby powierzyć pracę obywatelowi Ukrainy, który nie korzysta z ochrony czasowej, trzeba będzie zastosować ogólne zasady. Zezwolenie na pracę lub oświadczenie nie będzie potrzebne, jeśli cudzoziemiec korzysta z innego zwolnienia.

Pamiętaj, że:

• jeśli obywatel Ukrainy korzysta z ochrony czasowej, nie potrzebuje zezwolenia na pracę ani oświadczenia o powierzeniu pracy. Masz jednak obowiązek powiadomić urząd pracy
• jeżeli obywatel Ukrainy posiada tytuł do legalnego pobytu w Polsce, na przykład ważną wizę lub zezwolenie na pobyt (nie korzysta z ochrony czasowej), może pracować bez zezwolenia, z powiadomieniem urzędu pracy do 4 marca 2029 roku, albo na ogólnych zasadach, jeśli spełnia ich warunki.

Obywatel Ukrainy może też mieć prawo do pracy bez zezwolenia i bez powiadomienia na innej podstawie, na przykład jako posiadacz zezwolenia na pobyt stały lub karty pobytu CUKR.

Pamiętaj! Pracownik z Ukrainy zatrudniony na podstawie powiadomienia do powiatowego urzędu pracy może zmienić pracodawcę. Nowy pracodawca musi złożyć własne powiadomienie, jeśli zatrudnia go w tym trybie.

Co trzeba podać w zgłoszeniu do urzędu pracy

W zgłoszeniu podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy do powiatowego urzędu pracy musisz podać:

• informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi
• dane osobowe cudzoziemca
• informacje dotyczące wykonywanej pracy.

Informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi

• nazwa albo imię (imiona) i nazwisko
• adres siedziby albo miejsca zamieszkania
• numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym
• numery identyfikacyjne NIP i REGON (w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą) albo numer PESEL (w przypadku osoby fizycznej)
• numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, prowadzącego agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej
• symbol PKD i opis wykonywanej działalności związanej z pracą cudzoziemca.

Dane osobowe cudzoziemca

• mię (imiona) i nazwisko
• obywatelstwo
• rodzaj, numer i seria dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość i państwo, w którym wydano ten dokument
• numer PESEL, a jeśli cudzoziemiec go nie ma – datę urodzenia i płeć
• podstawę legalnego pobytu cudzoziemca.

Informacje dotyczące wykonywanej pracy

• rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy
• miejsce wykonywanej pracy
• miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia
• wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu
• liczbę wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych według stanu na dzień złożenia powiadomienia.

Uwaga! Zmiany warunków pracy mogą wymagać nowego powiadomienia.

Jeśli zmienisz rodzaj umowy, stanowisko lub rodzaj pracy, zmniejszysz wymiar czasu pracy lub liczbę godzin albo obniżysz miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia, złóż nowe powiadomienie w ciągu 7 dni od zmiany.

Nie musisz składać nowego powiadomienia przy samym zwiększeniu wymiaru czasu pracy lub liczby godzin ani przy kolejnej umowie na niezmienionych warunkach.

Jeśli już wcześniej zatrudniałeś lub zatrudniasz obywatela Ukrainy legalnie (na przykład na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę), to nie musisz w żaden sposób potwierdzać legalności jego pracy, wysyłając powiadomienia.

Przy zmianie pracodawcy ustal ponownie podstawę legalnego zatrudnienia i złóż powiadomienie, jeśli wybierasz ten tryb.

Jeśli powiadomienie złożono przed 5 marca 2026 roku, nadal stosuj warunki dotychczasowego powiadomienia: co najmniej wskazany czas pracy i wynagrodzenie, proporcjonalnie podwyższone przy zwiększeniu czasu pracy. Przy zmianach sprawdź obowiązek ponownego powiadomienia opisany powyżej.

Jakie obowiązki ma pracodawca

Pamiętaj, że dotyczą cię wszystkie obowiązki związane z zatrudnieniem, czyli:

• przy umowie o pracę zapewnij co najmniej minimalne wynagrodzenie odpowiednie do wymiaru etatu, a przy umowie cywilnoprawnej – minimalną stawkę godzinową, jeśli dana umowa jej podlega
• musisz zawrzeć z obywatelem Ukrainy umowę pisemną, która uwzględnia warunki zawarte w powiadomieniu złożonym do urzędu pracy
• przy zmianie warunków pracy złóż nowe powiadomienie, jeśli przepisy tego wymagają
• jeśli cudzoziemiec nie zna polskiego, przed podpisaniem polskiej umowy przedstaw mu jej treść na piśmie w zrozumiałej dla niego wersji i zachowaj ją
• zgłoś pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń, jeżeli podlega im z danej umowy.

Poinformuj też cudzoziemca na piśmie, w zrozumiałym dla niego języku, o prawie wstępowania do związków zawodowych.

Minimalne wynagrodzenie za pełny etat w 2026 roku wynosi 4806 zł brutto.

Minimalna stawka godzinowa przy umowach objętych tym obowiązkiem wynosi 31,40 zł brutto.

W zależności od rodzaju ubezpieczenia i po spełnieniu warunków ustawowych pracownik może korzystać z:

• świadczeń w razie choroby bądź wypadku przy pracy
• świadczeń z tytułu macierzyństwa
• bezpłatnego korzystania ze służby zdrowia (nie dotyczy umów o dzieło).

Jak szukać kandydatów do pracy

Jeśli chcesz zatrudnić obywatela Ukrainy do pracy w Polsce, a nie masz żadnego kandydata albo nie znasz takich osób, możesz zgłosić swoją ofertę pracy do powiatowego urzędu pracy.

Oferta pracy nie może dyskryminować kandydatów ze względu na narodowość. Określ wymagania, które wynikają z rodzaju pracy.

Sprawdź, jak zgłosić ofertę pracy | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy.

Gdzie obywatel Ukrainy zapłaci podatki

Pracodawca obywatela Ukrainy powinien zbadać, czy:

• pozostaje on rezydentem podatkowym Ukrainy
• nastąpiło przeniesienie jego rezydencji podatkowej do Polski.

Nieograniczony obowiązek podatkowy

Obywatele Ukrainy, jeżeli mają miejsce zamieszkania w Polsce, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Jest to nieograniczony obowiązek podatkowy.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Warunek dotyczący posiadania centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodka interesów życiowych) na terytorium Polski, przez:

• obywateli Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa
• obywateli Ukrainy posiadających Kartę Polaka, którzy wraz z najbliższą rodziną z powodu tych działań wojennych przybyli na terytorium Polski
• małżonków obywateli Ukrainy nieposiadających obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybyli na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa

zostanie uznany za spełniony na podstawie pisemnego oświadczenia – ta szczególna zasada dotyczy okresu od 1 stycznia 2024 roku do 31 grudnia 2026 roku.

Pisemne oświadczenie potwierdza posiadanie w Polsce ośrodka interesów życiowych. Przy ustalaniu rezydencji i opodatkowania dochodów uwzględnij także umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Ukrainą.

Po zakończeniu roku podatkowego obywatele Ukrainy, którzy mają rezydencję podatkową w Polsce, składają zeznanie podatkowe do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania.

Rozliczenia podatkowego dokonują z zastosowaniem właściwej metody unikania podwójnego opodatkowania.

Ograniczony obowiązek podatkowy

Obywatele Ukrainy, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jest to tak zwany ograniczony obowiązek podatkowy.

Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Polski przez podatników, którzy mają ograniczony obowiązek podatkowy, uważa się w szczególności dochody (przychody) z:­­­

• pracy wykonywanej na terytorium Polski na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia
• działalności wykonywanej osobiście na terytorium Polski, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia
• działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Polski, w tym poprzez położony na terytorium Polski zagraniczny zakład.