Biuro Prezydenta - Urząd Miasta w Ełku

ul. Piłsudskiego 4, pokój 106, tel. 87 73 26 200

Stanowisko ds. kancelaryjnych:
Ewa Dąbkowska, tel. 87 73 26 214
ul. Piłsudskiego 4, pokój 114

Stanowisko ds. organizacyjnych:
Katarzyna Szymańska, tel. 87 73 26 209
ul. Piłsudskiego 4, pokój 109
Magdalena Nowikowska, tel. 87 73 26 198
ul. Piłsudskiego 4, II piętro,  pokój 381

Stanowisko ds. promocji - Łukasz Remizow, tel. 87 73 26 192

ul. Piłsudskiego 4, II piętro,  pokój 380

Pomoc administracyjna:

Justyna Andziak, tel. 87 73 26 200
ul. Piłsudskiego 4, pokój 106

Mateusz Gałęski, tel. 87 73 26 281

ul. Piłsudskiego 4, II piętro, pokój 373

Izabela Kołowska, tel. 87 73 26 193, Vitalii Yermolych, tel. 87 73 26 123
ul. Piłsudskiego 4, II piętro,  pokój 374

Zadania Biura Prezydenta Miasta:

1) w zakresie pracy sekretariatów:
a) prowadzenie sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
b) zapewnienie organizacyjnej, technicznej i biurowej obsługi Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz organizowanie wykonania podejmowanych decyzji,
c) zapewnienie właściwej realizacji funkcji reprezentacyjnej Prezydenta i jego Zastępców, w tym przygotowywanie i koordynacja spotkań w urzędzie,
d) dbanie o estetykę i ład w sekretariacie i gabinetach Prezydenta oraz Zastępców Prezydenta,
e) prowadzenie baz danych instytucji i osób współpracujących,
f) prowadzenie korespondencji Prezydenta;

2) w zakresie spraw administracyjno-organizacyjnych:
a) prowadzenie rejestru zarządzeń Prezydenta i innych aktów oraz poleceń wydawanych przez Prezydenta oraz ich przekazywanie do wydziałów i jednostek organizacyjnych Miasta,
b) publikacja zarządzeń w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Ełku,
c) prowadzenie obsługi kolegium Prezydenta,
d) obsługa protokolarna innych posiedzeń i spotkań Prezydenta,
e) współpraca z wydziałami, jednostkami organizacyjnymi Miasta oraz innymi instytucjami w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań organu wykonawczego samorządu miasta,
f) koordynacja prac związanych z udziałem Miasta w związkach i porozumieniach międzygminnych,
g) bieżące opracowywanie informacji zbiorczych dotyczących funkcjonowania i działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Miasta i spółek miejskich,
h) koordynowanie uczestnictwa miasta Ełku w bezpłatnych ogólnopolskich rankingach,
i) obsługa zakupu towarów i usług - przygotowywanie stosownych umów i zleceń z podmiotami zewnętrznymi, rozliczanie faktur i rachunków,
j) sporządzanie półrocznych i rocznych sprawozdań z realizowanych działań Biura,
k) sporządzanie zbiorczego projektu budżetu Biura oraz sprawozdań z wykonania budżetu,
l) przygotowywanie pism urzędowych oraz listów okolicznościowych;

3) w zakresie kształtowania wizerunku Miasta:
a) informowanie i komunikacja społeczna:
- prowadzenie oficjalnej strony internetowej miasta,
- opracowywanie planów współpracy z mediami oraz planów komunikacji społecznej w mediach społecznościowych,
- prowadzenie działalności informacyjnej oraz współdziałanie ze środkami masowego przekazu,
- monitoring i analiza artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych dotyczących miasta Ełku oraz ich archiwizowanie,
- monitoring stron internetowych samorządów lokalnych, Polskiej Agencji Prasowej, Związku Miast Polskich pod kątem publikowanych treści,
- przygotowywanie materiałów prasowych i informacyjnych na konferencje prasowe, spotkania w radiu, stronę internetową, w tym ogólne administrowanie strony internetowej miasta; organizowanie konferencji prasowych i spotkań z mediami,
- obsługa aplikacji mobilnych,
- obsługa internetowych portali społecznościowych Urzędu (w tym przygotowywanie materiałów graficznych oraz tekstowych do publikacji, tworzenie tematycznych grup dyskusyjnych),
- bieżący monitoring portali społecznościowych pod kątem publikowanych tam treści oraz zmieniających się trendów,
- dodawanie napisów do przygotowanych w Biurze materiałów wideo zgodnie z właściwymi przepisami dotyczącymi dostępności,
- zapewnienie niezbędnej obsługi Prezydenta w zakresie wynikającym m.in. z jego funkcji reprezentacyjnych, w tym organizowanie zewnętrznych spotkań Prezydenta z przedstawicielami innych polskich samorządów oraz administracji rządowej,
- współpraca z wydziałami, jednostkami organizacyjnymi Miasta oraz innymi instytucjami w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań organu wykonawczego samorządu miasta,
- przygotowanie konkursu „Nagroda Białej Lilii”, przygotowanie i organizacja uroczystości wręczania nagród;
- przygotowywania innych wydarzeń i działań w zakresie kształtowania wizerunku miasta.
b) współpraca międzynarodowa:
- opracowywanie planów współpracy międzynarodowej, w tym harmonogramów ich realizacji oraz kosztów z nich wynikających,
- planowanie i organizowanie wyjazdów zagranicznych przedstawicieli Miasta,
- planowanie i organizowanie pobytów delegacji zagranicznych,
- utrzymywanie kontaktów z miastami partnerskimi,
- koordynowanie i prowadzenie bieżącej korespondencji w językach obcych,
- przygotowywanie projektów porozumień o współpracy pomiędzy Miastem a miastami i instytucjami zagranicznymi,
- przygotowywanie zestawień związanych z realizowaną współpracą międzynarodową.
c) promocja i turystyka:
- kształtowanie pozytywnego wizerunku miasta oraz promowanie potencjału turystycznego Ełku w kraju i za granicą,
- inicjowanie i udział w działaniach mających wpływ na promocję miasta i rozwój turystyki,
- przygotowywanie materiałów promocyjno-informacyjnych, w tym materiałów wideo, audio, wydawnictw własnych oraz innych materiałów promocyjnych,
- kreowanie i promowanie atrakcji, produktów turystycznych, gospodarczych, współdziałanie z branżą turystyczną w tym zakresie,
- udział w krajowych i zagranicznych wydarzeniach targowo-promocyjnych,
- współpraca w zakresie promocji i turystyki z organami administracji rządowej i samorządowej, stowarzyszeniami oraz innymi podmiotami w kraju i za granicą,
- planowanie i realizacja kampanii promocyjno-turystycznej Miasta,
- prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zgody na wykorzystywanie herbu Miasta,
- wsparcie obsługi Prezydenta wynikające m.in. z funkcji reprezentacyjnych,
- koordynacja przygotowań do obchodów rocznic państwowych i uroczystości miejskich,
- nadzór nad stanem materiałów promocyjnych oraz nad ich wydawaniem zgodnie z przyjętymi procedurami.