Krajowy System e-Faktur

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. KSeF gwarantuje autentyczność pochodzenia każdej faktury ustrukturyzowanej, integralność jej treści i czytelność.

Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą wystawioną w oparciu o polskie regulacje prawne.

Krajowy System e-Faktur służy między innymi do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania KSeF
• powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu
• uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF
• wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF
• przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych
• weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Pamiętaj! Wystawianie faktur elektronicznych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy – odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania.

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o KSeF:

• przejdź na stronę Krajowego Systemu e-Faktur
• zadzwoń lub napisz do konsultanta Krajowej Administracji Skarbowej.

Jak wystawiać e-faktury

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać:

• za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów
• przy użyciu programów komercyjnych.

Ministerstwo Finansów udostępniło dotychczas bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF w wersji testowej i demonstracyjnej, która umożliwia:

• wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur (oraz korekt) zgodnie ze strukturą logiczną FA(3)
• wyszukiwanie i pobranie wysłanych faktur w postaci XML, HTML lub PDF
• obsługę jednostek zależnych (jednostka wewnętrzna, jednostka podrzędna JST, członek grupy VAT)
• obsługę identyfikatorów złożonych (model samofakturowania UE)
• pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru generowanego dla wystawionej faktury lub wielu faktur
• wyświetlanie historii sesji
• obsługę kodów QR w tym dostępu do faktury za pomocą tego kodu
• generowanie i obsługę tokenów (do 31 grudnia 2026 roku)
• obsługę anonimowego dostępu do faktury
• dostęp do faktur w wystawionych w trybie offline
• wizualizację i pobranie faktury PEF
• zarządzanie uprawnieniami
• wnioskowanie o certyfikaty i ich pobieranie.

Produkcyjna wersja Aplikacji Podatnika zostanie udostępniona 1 lutego 2026 roku.

Pamiętaj! Dzięki informacjom zwrotnym od użytkowników, wersja przedprodukcyjna Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 może różnić się od finalnego produktu, a jej działanie będzie optymalizowane aż do uruchomienia produkcyjnego 1 lutego 2026 roku.

Od kiedy trzeba korzystać z KSeF

Do 31 stycznia 2026 roku KSeF jest rozwiązaniem dobrowolnym – możesz zdecydować, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy tak jak dotychczas: w formie papierowej albo elektronicznej, na przykład w pliku PDF.

W 2026 roku wprowadzony zostanie obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 – dla przedsiębiorców, których łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku
• od 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych przedsiębiorców (w tym podatników zwolnionych z VAT).

Ważne! Podatnicy, u których wartość sprzedaży (z VAT) udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, otrzymali odroczenie obowiązku do 1 stycznia 2027 roku.

Odroczenie to dotyczy wyłącznie wystawiania faktur (czyli mogą oni do końca 2026 roku nadal wystawiać faktury poza KSeF), natomiast odbierać faktury w KSeF muszą na bieżąco, jeśli ich kontrahenci je tam wystawią.

W praktyce oznacza to, że na przykład mikroprzedsiębiorca zwolniony z KSeF do 2027 roku sam może wystawiać faktury tradycyjnie, ale od 1 lutego 2026 roku, gdy otrzyma od dostawcy fakturę ustrukturyzowaną, to odbiera ją przy użyciu systemu.

Przeczytaj, jak przygotować się do korzystania z KSeF.

Których podatników KSeF nie dotyczy

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:

• podatnika, który nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski
• podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawą towarów lub świadczeniem usług

• podatnika korzystającego z procedur szczególnych:

  • podmiotów z siedzibą poza terytorium Unii Europejskiej świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE i zarejestrowanych w Polsce podatników VAT dla procedury nieunijnej rozliczania VAT
  • podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób
  • podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych

• przedsiębiorców z innych państw Unii Europejskiej , którzy nie mają w Polsce siedziby działalności gospodarczej , a ich sprzedaż w UE i w Polsce pozostaje bardzo niska, którzy jednocześnie spełniają trzy warunki:

  • ich łączna roczna sprzedaż w całej UE (bez VAT), w tym sprzedaż w Polsce, nie przekracza 100 000 euro — ani w obecnym, ani w poprzednim roku
  • ich sprzedaż w Polsce (bez VAT) nie przekracza polskiego limitu zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców (chodzi o ten sam limit, który przysługuje małym firmom w Polsce korzystającym ze zwolnienia podmiotowego ze względu na niską wartość sprzedaży)
  • nie wykonują w Polsce takich dostaw lub usług, które z definicji nie mogą być objęte zwolnieniem podmiotowym (chodzi m.in. o sprzedaż towarów akcyzowych, nowe środki transportu, usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie i inne czynności, które muszą być opodatkowane VAT niezależnie od obrotu)
• faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
• przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF

Dostawy towarów i usług dla których nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF to m.in. świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość, świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z procedurą samofakturowania, jeżeli nabywca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub gdy podatnik, który upoważnił nabywcę towarów lub usług do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP).

Data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF

• Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Za dzień wystawienia uznaje się dzień przesłania faktury do KSeF (który powinien być zgodny z datą w polu P_1).

Wyjątkiem są faktury wystawiane w trybach offline24, offline-niedostępność KSeF, tryb awaryjny – wtedy za datę wystawienia uznaje się datę wskazaną na fakturze przez podatnika.

• Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej

Fakturę uznaje się za otrzymaną (doręczoną) w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF.

Numer KSeF jest nadawany automatycznie przez system przy przyjęciu faktury.

• Gdy odbiorca nie korzysta z KSeF

Jeśli udostępniasz fakturę ustrukturyzowaną nabywcy, który nie ma obowiązku korzystania z KSeF (na przykład konsumentowi albo podmiotowi zagranicznemu), datą otrzymania takiej faktury jest data jej faktycznego dotarcia do nabywcy (np. dostarczenia e-mailem lub przekazania wydruku).

Pamiętaj! Podmiot zagraniczny może zdecydować się dobrowolnie odbierać faktury w KSeF.

Dostęp do KSeF

Aby korzystać z KSeF należy:

• uwierzytelnić się w systemie z wykorzystaniem danych uwierzytelniających – takich jak podpis kwalifikowany, profil zaufany, certyfikat KSeF
• posiadać odpowiednie uprawnienia do pracy w systemie.

Przedsiębiorca prowadzący działalność jednoosobową może korzystać z KSeF na podstawie posiadanych przez siebie uprawnień właścicielskich (przypisanych do jego identyfikatora podatkowego NIP – automatycznie). Po uwierzytelnieniu w systemie może też nadać uprawnienia innym osobom, na przykład pracownikowi czy biuru rachunkowemu.

Uzyskanie dostępu do KSeF

Aby zalogować się do KSeF, wejdź na stronę Krajowego Systemu e-Faktur i wybierz odpowiedni sposób uwierzytelnienia. Po pomyślnej weryfikacji uzyskasz dostęp do funkcji systemu zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

Rodzaje uprawnień w KSeF

W systemie można nadać trzy poziomy uprawnień.

• Uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień innym osobom – pozwala zarządzać wszystkimi użytkownikami KSeF w imieniu przedsiębiorcy. Takie uprawnienie ma na przykład właściciel firmy.
• Uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika – umożliwia wystawianie e-faktur w KSeF. Z tego uprawnienia korzystają najczęściej biura rachunkowe i pracownicy działu księgowości.
• Uprawnienie do dostępu do faktur (bez możliwości ich wystawiania) – pozwala tylko na przeglądanie i pobieranie faktur z systemu, bez możliwości ich edycji czy wysyłki.

Jak nadać uprawnienia do korzystania z KSeF

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, najczęściej nie musisz składać żadnych dodatkowych zgłoszeń. Wystarczy, że zalogujesz się do KSeF – przy użyciu profilu zaufanego albo podpisu kwalifikowanego.

Po zalogowaniu automatycznie zyskujesz uprawnienie właścicielskie i możesz nadać uprawnienia na przykład pracownikowi, księgowemu albo biuru rachunkowemu.

Spółka lub inny podmiot posiadający NIP

Jeśli prowadzisz spółkę lub inny podmiot, możesz nadać uprawnienia bezpośrednio w KSeF – pod warunkiem, że dysponujesz kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z numerem NIP podmiotu.

Jeśli nie masz dostępu do pieczęci kwalifikowanej, musisz zgłosić pierwszą osobę uprawnioną do działania w systemie KSeF – składasz wtedy formularz ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.

Formularz możesz złożyć:

• elektronicznie, przez eUrząd Skarbowy lub e-doręczenia – ważne by był podpisany przez wszystkie osoby reprezentujące podmiot
• papierowo, w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca siedziby.

Od 1 stycznia 2026 roku zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie jest uznawane za skutecznie doręczone.

Szczegóły dotyczące zmian w zasadach składania podań utrwalonych w postaci elektronicznej do organów podatkowych i organów KAS można znaleźć w komunikacie MF z 19 grudnia 2025 r.

Po złożeniu zgłoszenia i nadaniu uprawnienia w systemie, wskazana osoba otrzyma między innymi możliwość wystawiania e-faktur w imieniu przedsiębiorcy oraz dostęp do e- faktur.

Osoba zgłoszona w ZAW-FA może później samodzielnie nadawać elektronicznie uprawnienia innym osobom – bez konieczności składania kolejnych formularzy.

Awarie i niedostępność KSeF

Minister Finansów będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF i jego niedostępności, które wyznaczą okres ich trwania. Analogiczne komunikaty będą udostępniane za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

Jeśli z powodu awarii nie będzie możliwe umieszczenie komunikatu w BIP, Minister ogłosi awarię w środkach masowego przekazu (na przykład prasa, radio, telewizja, Internet) – będzie to oznaczać awarię całkowitą systemu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF zamieszczone w środkach społecznego przekazu będą wyznaczały okres trwania tej awarii.

Awaria KSeF

W czasie trwania oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF (ogłoszonej w BIP):

• wystawiasz faktury w postaci elektronicznej poza KSeF, zgodnie z aktualnym wzorem faktury ustrukturyzowanej (strukturą logiczną)
• tak wystawioną e-fakturę udostępniasz nabywcy w uzgodniony z nim sposób (na przykład wysyłka mailem).

Datą wystawienia faktury awaryjnej będzie data widniejąca na tej fakturze (wskazana przez podatnika). Datą otrzymania dla nabywcy będzie data faktycznego otrzymania dokumentu (skoro dostał go poza KSeF).

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym, poza KSeF, powinna być oznaczona dwoma kodami QR: pierwszy z oznaczeniem „OFFLINE” (zapewnia dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych na fakturze), oraz drugi z oznaczeniem „CERTYFIKAT” (umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy).

W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii (zgodnie z komunikatem o jej zakończeniu) masz obowiązek przesłać do KSeF wszystkie faktury wystawione w trakcie awarii, celem nadania im numerów identyfikujących.

Jeśli jednak zdarzyłoby się, że nabywca nie otrzymał faktury przed nadaniem jej numeru KSeF (sprzedawca udostępnił ją dopiero przy wysyłce do systemu), to wówczas datą otrzymania będzie data nadania numeru KSeF tej fakturze.

Awaria całkowita KSeF

Jeżeli wystąpi awaria całkowita (ogłoszona w mediach – środkach masowego przekazu), obowiązują specjalne zasady:

• Wystawiasz faktury w postaci papierowej lub zwykłej elektronicznej (na przykład PDF) – nie musisz używać wzoru faktury ustrukturyzowanej.
• Takich faktur nie wysyłasz do KSeF po ustaniu awarii, ani nie oznaczasz ich kodami.
• Przekazujesz fakturę nabywcy tradycyjnie – na przykład wydając wydruk, wysyłając e-mail lub pocztą.

Zatem przy awarii całkowitej możesz tymczasowo wrócić do „starego” sposobu fakturowania, a po usunięciu awarii nie ma obowiązku przenoszenia tych faktur do KSeF.

Tryb offline - niedostępność KSeF

Tryb offline - niedostępność KSeF to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF, ogłoszonych w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym.

W czasie trwania trybu offline (ogłoszonego w BIP):

• wystawiasz faktury w postaci elektronicznej poza KSeF, zgodnie z aktualnym wzorem faktury ustrukturyzowanej (strukturą logiczną)
• przesyłasz ją KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.

Datą wystawienia faktury w trybie offline-niedostępność KSeF jest data widniejąca na tej fakturze (wskazana przez podatnika).

Pamiętaj! Jeśli nabywcą jest konsument lub podmiot zagraniczny, przekazujesz fakturę w sposób z nim uzgodniony (na przykład mailem). Faktura wystawiona w trybie offline, udostępniona nabywcy poza KSeF (gdy nabywcą jest konsument lub podmiot zagraniczny) powinna być oznaczona dwoma kodami QR: pierwszy z oznaczeniem „OFFLINE” (zapewnia dostęp do faktury w KSeF i weryfikację danych na fakturze), oraz drugi z oznaczeniem „CERTYFIKAT” (umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy).

Tryb offline24

Tryb offline 24 jest dobrowolny – czyli podatnik może zdecydować, czy wystawia fakturę w trybie online (przesyłanie do KSeF natychmiast), czy w trybie offline24 (z pewnym opóźnieniem) Można z niego skorzystać zwłaszcza w razie problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy – na przykład przy braku internetu lub słabej jakości połączenia.

Jeśli chcesz wystawić fakturę w trybie offline24, musisz:

• zastosować obowiązujący wzór struktury logicznej
• wystawić fakturę w postaci elektronicznej
• najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia przesłać fakturę do KSeF, w celu nadania jej numeru KSeF (na przykład fakturę offline24 z 5 maja 2026 roku należy wysłać do systemu najpóźniej 6 maja 2026 roku).

Jeżeli po wystawieniu takiej faktury, a przed jej wysyłką do KSeF:

• wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP) – wówczas obowiązuje termin 7 dni roboczych od zakończenia awarii na dosłanie faktury do systemu
• wystąpi awaria całkowita – faktury nie wysyła się do KSeF wcale (analogicznie jak w sytuacji awarii całkowitej).

Pamiętaj! Jeśli nabywcą jest konsument lub podmiot zagraniczny, przekazujesz fakturę w sposób z nim uzgodniony (na przykład mailem). Faktura wystawiona w trybie offline24, udostępniona nabywcy poza KSeF (gdy nabywcą jest konsument lub podmiot zagraniczny), powinna być oznaczona dwoma kodami QR (OFFLINE i CERTYFIKAT), tak jak przy trybie awaryjnym. Dzięki temu nabywca będzie mógł zweryfikować jej dane i tożsamość wystawcy, a także pobrać ją później z KSeF po nadaniu numeru.

Certyfikaty KSeF

Od 1 lutego 2026 roku certyfikat KSeF będzie stanowił jedną z metod uwierzytelniania w systemie dla użytkowników.

Certyfikat KSeF to specjalny certyfikat kryptograficzny wydawany przez Ministerstwo Finansów, który umożliwi logowanie się do KSeF i podpisywanie faktur w trybach szczególnych (offline24, offline-niedostępność KSeF, trybie awaryjnym).

Certyfikat zapewni również dodatkowe bezpieczeństwo – pozwoli jednoznacznie potwierdzić tożsamość wystawcy faktury offline.

O wydanie certyfikatu można występować w Module Certyfikatów i Uprawnień od 1 listopada 2025 roku do stycznia 2026.

Od lutego 2026 roku funkcjonalność ta zostanie włączona do API KSeF 2.0 oraz do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Ważne! Certyfikaty i uprawnienia uzyskane w MCU będą miały moc prawną i będą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 roku.

O certyfikat KSeF mogą wystąpić:

• osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA
• osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie
• podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, którzy posługują się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.

Kwestie techniczne związane z wydaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostały opisane w Podręczniku użytkownika. Krajowy system e-faktur - moduł certyfikatów i uprawnień wersja 0.1 (listopad 2025).

Faktury korygujące

• Numeracja faktur korygujących

Każda faktura korygująca wystawiona w KSeF musi zawierać numer KSeF faktury korygowanej (czyli numer identyfikujący pierwotną fakturę nadany w KSeF). Wyjątek stanowią sytuacje, gdy faktura korygowana nie miała nadanego numeru KSeF (na przykład była wystawiona poza KSeF w związku z wyłączeniem ustawowym).

Oznacza to, że w strukturze e-faktury korygującej trzeba podać identyfikator faktury pierwotnej, o ile istniał.

• Termin obniżenia podstawy opodatkowania

Jeśli korekta dotyczy faktury wystawionej w KSeF, to sprzedawca obniża podstawę opodatkowania (i VAT należny) w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą w formie ustrukturyzowanej. Nie musi czekać na potwierdzenie odbioru przez nabywcę.

Natomiast jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą poza KSeF (gdy jest to dopuszczalne), to obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje dopiero za okres, w którym otrzymał potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę.

• Korekty podczas awarii

Gdy faktury korygujące są wystawiane w trakcie awarii lub niedostępności systemu (poza KSeF), sprzedawca obniży podstawę opodatkowania po otrzymaniu potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę.

Jeśli jednak wystawca wcześniej przesłał te faktury korygujące do KSeF (na przykład zaraz po awarii), to decydująca jest data wysyłki do KSeF.

• Ujęcie korekty przez nabywcę

Po stronie nabywcy faktura korygująca ustrukturyzowana obniżająca podstawę opodatkowania będzie ujęta w rozliczeniu za okres, w którym została otrzymana.

Jeśli faktura ustrukturyzowana korygująca została dostarczona nabywcy w innej formie (na przykład w czasie awarii i sprzedawca wysłał PDF e-mailem), to decyduje data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, chyba że wcześniej tej korekcie nadano numer KSeF (bo sprzedawca zdążył ją wysłać do systemu przed otrzymaniem informacji zwrotnej od nabywcy faktury).

W tym ostatnim przypadku za moment otrzymania przyjmuje się datę przydzielenia numeru KSeF.

• Brak not korygujących

Wraz z wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych zlikwidowana zostanie możliwość wystawiania not korygujących przez nabywcę.

W KSeF wszelkie korekty mają następować wyłącznie poprzez faktury korygujące wystawiane przez sprzedawcę.

• Duplikaty faktur

W KSeF każda faktura ma zapewnioną trwałą dostępność, a nabywca zawsze może ją pobrać ponownie z systemu.

Duplikaty będą wystawiane jedynie do faktur wystawionych poza KSeF.

Kasy fiskalne

Do końca 2026 roku:

• wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących jest możliwe i odbywa się poza KSeF
• paragon z NIP nabywcy do 450 zł jest uznawany za fakturę i także nie jest przesyłany do KSeF.

Od 1 stycznia 2027 roku nie będzie możliwe wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących, a paragony fiskalne z NIP nabywcy nie będą uznane za faktury.

Oznacza to, że sklep z kasą fiskalną do końca 2026 roku może wydrukować fakturę z kasy lub paragon z NIP nabywcy (do 450 zł) zamiast e-faktury i będzie to honorowane. Od 2027 roku jednak wszystkie faktury będą musiały być wystawiane już wyłącznie w KSeF.

Płatności za faktury

• Numer faktury w przelewie MPP

Obecnie przy płatności w MPP wymagane jest podanie numeru faktury, której dotyczy płatność. W przypadku faktury ustrukturyzowanej tym numerem będzie jej identyfikator KSeF.

Uwaga! Numer KSeF nie zastępuje tradycyjnego numeru faktury nadanego przez wystawcę. Oba numery funkcjonują równolegle, ale to numer KSeF będzie kluczowy przy płatnościach.

• Łączna płatność za wiele faktur

W split payment nadal będzie istniała możliwość opłacenia jednym przelewem kilku faktur od jednego dostawcy. Dotychczas należało w takim przelewie podać okres obejmujący te faktury. Po wprowadzeniu KSeF preferowane będzie wygenerowanie identyfikatora zbiorczego w KSeF dla grupy faktur, które chcemy opłacić razem.

W tytule przelewu wystarczy wtedy podać ten identyfikator zbiorczy zamiast wymieniania pojedynczych numerów faktur czy podawania okresu.

• Obowiązek podawania numeru KSeF

Obowiązek umieszczania w komunikacie przelewu numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego) dotyczyć będzie czynnych podatników VAT dokonujących płatności na rzecz innych czynnych podatników – od 1 stycznia 2027 roku.

Faktury z załącznikiem

W KSeF będzie możliwość wystawiania faktur z załącznikiem.

Załącznik to integralna część faktury – element pliku xml faktury a nie osobny plik. Będą mogły się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury oraz dane ściśle z nimi związane. To rozwiązanie ważne dostawców mediów (energii, gazu), podmiotów świadczących usługi telekomunikacyjne i dostawców paliw, wystawiających faktury dotyczące czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto.

Podatnik, który chce wystawiać faktury z załącznikami, musi wcześniej zgłosić taki zamiar.

Od 1 stycznia 2026 roku, jeśli masz konto w eUrzędzie Skarbowym (eUS) możesz złożyć poprzez eUS zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikami. Zgłoszenia będą akceptowane do 3 dni roboczych.

Zgłoszenie nie oznacza obowiązku dołączania załączników – jest to tylko wymóg formalny, by móc technicznie skorzystać z tej funkcji.

Sankcje

Jeżeli podatnik:

• nie wystawił faktury ustrukturyzowanej w KSeF, mimo że powinien (wystawił ją poza systemem bez uzasadnienia)
• podczas awarii KSeF lub w trybie offline24 lub offline-niedostępność KSeF wystawił fakturę niezgodnie ze wzorem struktury logicznej
• nie przesłał do KSeF faktury w terminie – w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii albo w następnym dniu roboczym po wystawieniu (w trybie offline24) – o ile przyczyną nieprzesłania nie była całkowita awaria, albo kolejnego dnia po zakończeniu niedostępności w przypadku trybu offline-niedostępność KSeF

wówczas naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze (jeśli faktura zawiera VAT) lub do 18,7% kwoty brutto z faktury (jeśli na fakturze nie wykazano podatku VAT)

Karę pieniężną płacisz bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Sankcje za naruszenia przepisów o KSeF będą obowiązywały od 1 stycznia 2027 roku.

Przechowywanie faktur

Wysłane do KSeF faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Na przykład faktury z 2026 roku będą dostępne w KSeF do końca 2036 roku.

Po upływie tego 10-letniego okresu, aż do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik ma obowiązek przechowywać te faktury poza KSeF, we własnym zakresie.

Oznacza to, że jeśli okres przedawnienia (wynoszący co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku) jest dłuższy niż 10 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę, przedsiębiorca musi zapewnić dostęp do takich starszych faktur np. poprzez archiwum elektroniczne lub papierowe kopie.