Jak zatrudnić obywatela Ukrainy

Kiedy obywatel Ukrainy może legalnie pracować w Polsce

W Polsce może pracować obywatel Ukrainy, który:

• przebywa legalnie w Polsce i ma ważny tytuł pobytowy albo
• przybył legalnie na terytorium Polski z terytorium Ukrainy od 24 lutego 2022 roku, w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie.

Obywatele Ukrainy mogą pracować na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

Tytuł pobytowy to dokument, który uprawnia do pobytu na terytorium Polski lub innego państwa Unii Europejskiej.

Może to być, między innymi:

• zezwolenie na pobyt stały
• zezwolenie na pobyt czasowy
• wiza
• paszport w przypadku wjazdu i pobytu na terytorium Polski w ruchu bezwizowym
• zaświadczenie o korzystaniu z ochrony czasowej wydane przez Urząd do Spraw Cudzoziemców.

Jakie osoby są traktowane jako obywatele Ukrainy

Małżonek obywatela Ukrainy, który nie ma obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy od 24 lutego 2022 roku, w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa, jest traktowany jak obywatel Ukrainy – przebywa legalnie w Polsce i przysługuje mu prawo do legalnego zatrudnienia na podstawie powiadomienia dokonanego przez pracodawcę.

Jak długo pobyt w Polsce na specjalnych zasadach jest legalny

Obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski od 24 lutego 2022 roku w związku z wojną w Ukrainie, korzystają z ochrony czasowej.

Termin, do którego obywatelom Ukrainy przysługuje prawo wjazdu do Polski na szczególnych zasadach, zostanie określony w odrębnych przepisach.

Od 5 marca 2026 roku ochrona nie jest przyznawana automatycznie. Aby z niej skorzystać, w ciągu 30 dni po przyjeździe do Polski, musisz w urzędzie gminy uzyskać PESEL UKR.

Jeśli masz PESEL UKR , twój pobyt w Polsce jest legalny (nie potrzebujesz dodatkowych zaświadczeń) do 4 marca 2027 roku .

Ochrona czasowa obowiązuje pod warunkiem, że obywatel Ukrainy:

• złożył wniosek o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR w urzędzie gminy w ciągu 30 dni po przyjeździe
• nie uzyskał kiedykolwiek ochrony na terenie innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej przyznanej z powodu działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy
• nie posiada innego tytułu pobytowego (między innymi statusu uchodźcy, czy zezwolenia na pobyt)
• nie zawnioskował o ochronę międzynarodową w Polsce
• nie posiada obywatelstwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej
• nie przekroczył granicy na podstawie zezwolenia na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego.

Ważne! Obywatel Ukrainy, który przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w okresie od 24 lutego 2022 roku w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie i korzysta z ochrony czasowej, utraci prawo legalnego pobytu, jeżeli wyjedzie z Polski na dłużej niż 30 dni.

Jak potwierdzić legalność wjazdu do Polski

Osoby z Ukrainy, które przybyły do Polski w okresie od 24 lutego 2022 roku w związku z wojną w Ukrainie i chcą legalnie przebywać w Polsce, powinny mieć w paszporcie lub innym dokumencie podróży, stempel umieszczony przez polską Straż Graniczną.

Stempel potwierdza legalne przekroczenie granicy wraz ze wskazaniem daty.

Obywatel Ukrainy, który po 4 marca 2026 roku przyjechał do Polski w związku z wojną w Ukrainie, musi – w ciągu 30 dni po przybyciu do Polski – osobiście złożyć w gminie wniosek o nadanie numeru PESEL UKR.

Jeżeli jesteś:

• obywatelem Ukrainy, który przybył do Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa
• małżonkiem obywatela Ukrainy, który nie ma obywatelstwa ukraińskiego oraz przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa
• członkiem najbliższej rodziny obywatela Ukrainy i twój wjazd nie został zarejestrowany przez komendanta placówki Straży Granicznej podczas kontroli granicznej,

złóż wniosek o nadanie numeru PESEL po przybyciu do Polski.

Na tej podstawie twój pobyt w Polsce zostanie zarejestrowany i będzie legalny.

Jak uzyskać PESEL

Obywatel Ukrainy (małżonek, członek rodziny), który legalnie wjechał do Polski od 24 lutego 2022 roku z terytorium Ukrainy, otrzyma PESEL po złożeniu wniosku w dowolnym urzędzie gminy na terytorium Polski.

Wniosek może wypełnić wnioskodawca albo pracownik urzędu na podstawie danych podanych przez wnioskodawcę.

Wniosek trzeba własnoręcznie podpisać i złożyć osobiście w urzędzie gminy.

Wniosek o nadanie numeru PESEL zawiera między innymi:

• zdjęcie
• imię (imiona) i nazwisko oraz nazwisko rodowe
• obywatelstwo
• unikalny numer ewidencyjny nadany w państwie pochodzenia, jeżeli jest
• numery PESEL rodziców, o ile zostały nadane i są znane
• datę, miejsce i kraj urodzenia
• płeć
• datę wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• datę złożenia wniosku
• datę i miejsce przekroczenia granicy, niebędącej granicą Rzeczypospolitej Polskiej, (jeżeli wjazd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie nastąpił bezpośrednio z terytorium Ukrainy)
• adnotację o tym, czy odciski palców zostały pobrane.

Ważne! Jeżeli chcesz, żeby został dla ciebie założony profil zaufany, podaj we wniosku o nadanie numeru PESEL:

• adres poczty elektronicznej
• numer telefonu komórkowego
• zgodę na wprowadzenie danych do rejestru danych kontaktowych osób fizycznych
• zgodę na potwierdzenie profilu zaufanego.

Zrób to koniecznie, jeśli myślisz o założeniu w Polsce firmy. Mając profil zaufany, będziesz mógł zarejestrować działalność online, na Biznes.gov.pl.

Profil zaufany to bezpłatne narzędzie, dzięki któremu możesz:

• potwierdzić swoją tożsamość w systemach elektronicznej administracji
• podpisać dokument podpisem zaufanym.

Profil służy tylko do kontaktów z administracją publiczną, czyli urzędami lub ministerstwami.

Przeczytaj więcej o profilu zaufanym i podpisie zaufanym.

Zatrudnienie na podstawie stempla

Szczególne zasady zatrudniania obywateli Ukrainy dotyczą również osób, które jeszcze nie mają tytułu pobytowego, ale rozpoczęły procedurę jego uzyskania.

Ich pobyt na terytorium Polski jest legalny od dnia złożenia wniosku o:

• udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy
• przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej
• udzielenie zezwolenia na pobyt stały i zgody na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej,

do dnia, w którym decyzja w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy stanie się ostateczna.

W takim wypadku wojewoda umieszcza w dokumencie podróży obywatela Ukrainy odcisk stempla potwierdzającego złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, wniosku o przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej albo wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.

Taki odcisk jest również tytułem pobytowym.

Zasady przedłużania ważności tytułów pobytowych

Obywatele Ukrainy, których ostatni dzień legalnego pobytu na terytorium Polski przypada w okresie od 24 lutego 2022 roku, korzystają z automatycznego przedłużenia ważności dokumentu pobytowego – do 4 marca 2027 roku.

Dokumenty pobytowe, których dotyczy takie przedłużenie ważności to:

• wiza krajowa
• zezwolenie na pobyt czasowy
• wiza Schengen wydana przez organ polski
• wiza wydana przez inne państwo obszaru Schengen
• dokument pobytowy, o którym mowa w artykule 1 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 wydany przez inne państwo obszaru Schengen, albo inny dokument pobytowy wydany przez organ tego państwa, uprawniający do podróży po terytorium innych państw obszaru Schengen
• polski dokument tożsamości obywatela Ukrainy
• dokument „zgoda na pobyt tolerowany”.

Przedłużenie legalnego pobytu do 4 marca 2027 roku ma zastosowanie także do pobytu w ramach ruchu bezwizowego, kończącego się w okresie od dnia 24 lutego 2022 roku.

Dokument pobytowy, o którym mowa w artykule 1 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 oznacza upoważnienie wydane przez władze danego państwa członkowskiego Unii Europejskiej zezwalające obywatelowi państwa trzeciego na legalny pobyt na danym terytorium, za wyjątkiem:

• wiz
• zezwoleń wydanych do czasu rozpatrzenia wniosku o dokument pobytowy lub wniosku o azyl
• zezwoleń wydawanych w wyjątkowych przypadkach w celu przedłużenia dozwolonego pobytu o okres nieprzekraczający jednego miesiąca
• upoważnień na okres pobytu nieprzekraczający 6 miesięcy, wydanych przez państwa członkowskie niestosujące przepisów art. 21 Konwencji wykonawczej do Układu z Schengen z dnia 14 czerwca 1985 roku.

Jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy

Obywatele Ukrainy, małżonkowie obywateli Ukrainy (bez obywatelstwa ukraińskiego) i członkowie ich najbliższej rodziny obywatela Ukrainy, którzy posiadają PESEL UKR, korzystają w Polsce z ochrony czasowej. W związku z tym mają swobodny dostęp do rynku pracy i możesz ich zatrudnić w procedurze uproszczonej.

Wystarczy, że w ciągu 7 dni od daty podjęcia pracy poinformujesz powiatowy urząd pracy – właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu pracodawcy.

Zrób to przez internet, na portalu praca.gov.pl: wypełnij formularz Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (PSZ-PPWPU).

Obywatele Ukrainy legalnie przebywających w Polsce, którzy nie korzystają z ochrony czasowej w Polsce korzystają ze swobodnego dostępu do rynku pracy do 4 marca 2029 roku. Do tego czasu mogą pracować na podstawie powiadomienia.

Od 5 marca 2029 roku, żeby powierzyć pracę obywatelowi Ukrainy, który nie ma PESEL UKR, trzeba będzie uzyskać dokumenty w ramach standardowej procedury.

Pamiętaj, że:

• jeżeli obywatel Ukrainy wjechał do Polski w okresie od dnia 24 lutego 2022 roku w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie i jego pobyt w Polsce został uznany za legalny, to jego pracę można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy. Nie możesz zatrudnić takiej osoby w inny sposób, na przykład oświadczenia pracodawcy o powierzeniu pracy
• jeżeli obywatel Ukrainy posiada tytuł do legalnego pobytu w Polsce, na przykład ważną wizę lub zezwolenie na pobyt (nie korzysta z ochrony czasowej), może zostać zatrudniony zarówno na podstawie powiadomienia, oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi albo zezwolenia na pracę cudzoziemca.

Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy, który uzyskał zezwolenie na pobyt i pracę (zezwolenie jednolite), musi powiadomić urząd pracy, jeżeli decyzja w sprawie zezwolenia zawiera wymóg powiadomienia o podjęciu pracy.

Pamiętaj! Pracownik z Ukrainy zatrudniony na podstawie powiadomienia do powiatowego urzędu pracy może swobodnie zmienić pracodawcę.

Co trzeba podać w zgłoszeniu do urzędu pracy

W zgłoszeniu podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy do powiatowego urzędu pracy musisz podać:

• informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi
• dane osobowe cudzoziemca
• informacje dotyczące wykonywanej pracy.

Informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi

• nazwa albo imię (imiona) i nazwisko
• adres siedziby albo miejsca zamieszkania
• numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym
• numery identyfikacyjne NIP i REGON (w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą) albo numer PESEL (w przypadku osoby fizycznej)
• numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, prowadzącego agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej
• symbol PKD i opis wykonywanej działalności związanej z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę.

Dane osobowe cudzoziemca

• imię (imiona) i nazwisko
• data urodzenia
• płeć
• obywatelstwo
• rodzaj, numer i seria dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość i państwo, w którym wydano ten dokument
• numer PESEL – o ile został nadany.

Informacje dotyczące wykonywanej pracy

• rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy
• miejsce wykonywanej pracy
• miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia
• wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu
• liczbę wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych według stanu na dzień złożenia powiadomienia.

Uwaga! Możesz zatrudnić obywatela Ukrainy wyłącznie na warunkach określonych w powiadomieniu.

Jeśli chcesz zmienić rodzaj umowy, stanowisko, rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu, obniżyć miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia, to poza zmianą umowy z cudzoziemcem, musisz złożyć również nowe powiadomienie.

Nie musisz składać nowego powiadomienia, jeśli obywatel Ukrainy będzie pracował większą liczbę godzin niż określona w powiadomieniu, a jego stawka wynagrodzenia zostanie proporcjonalnie podniesiona oraz w przypadku zawarcia kolejnej umowy na dotychczasowych warunkach.

Jeśli już wcześniej zatrudniałeś lub zatrudniasz obywatela Ukrainy legalnie (na przykład na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę,) to nie musisz w żaden sposób potwierdzać legalności jego pracy wysyłając powiadomienia.

Jeśli ten pracownik będzie chciał zmienić pracodawcę, nie potrzebuje ani zezwolenia na pracę ani oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Jeśli obywatel Ukrainy uzyskał decyzję w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt i pracę, z której wynika, że ty jako pracodawca masz obowiązek wysłać powiadomienie, zrób to w terminie 7 dni od otrzymania informacji o tej decyzji.

Jakie obowiązki ma pracodawca

Pamiętaj, że dotyczą cię wszystkie obowiązki związane z zatrudnieniem, czyli:

• wynagrodzenie wypłacane cudzoziemcowi nie może być niższe niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa
• musisz zawrzeć z obywatelem Ukrainy umowę pisemną, która uwzględnia warunki zawarte w powiadomieniu złożonym do urzędu pracy
• wymiar czasu pracy lub liczba godzin nie mogą być mniejsze niż wskazano w powiadomieniu
• zanim podpiszesz umowę z cudzoziemcem, przedstaw mu tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały
• zgłoś pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez niego pracy

Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4806 zł brutto.

Minimalna stawka godzinowa przy umowach cywilnoprawnych wynosi 31,40 zł brutto.

Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych ZUS twój pracownik ma prawo do:

• świadczeń w razie choroby bądź wypadku przy pracy
• świadczeń z tytułu macierzyństwa
• bezpłatnego korzystania ze służby zdrowia (nie dotyczy umów o dzieło).

Jak szukać kandydatów do pracy

Jeśli chcesz zatrudnić obywatela Ukrainy do pracy w Polsce, a nie masz żadnego kandydata albo nie znasz takich osób, możesz zgłosić swoją ofertę pracy do powiatowego urzędu pracy.

Pamiętaj, aby w komentarzach/uwagach w formularzu zgłoszeniowym zaznaczyć: „oferta dla obywatela Ukrainy”. Wtedy urząd pracy skieruje twoją ofertę w pierwszej kolejności do tej grupy osób poszukujących pracy.

Sprawdź, jak zgłosić ofertę pracy | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy.

Gdzie obywatel Ukrainy zapłaci podatki

Pracodawca obywatela Ukrainy powinien zbadać, czy:

• pozostaje on rezydentem podatkowym Ukrainy
• nastąpiło przeniesienie jego rezydencji podatkowej do Polski.

Nieograniczony obowiązek podatkowy

Obywatele Ukrainy, jeżeli mają miejsce zamieszkania w Polsce, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów.

Jest to nieograniczony obowiązek podatkowy.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Warunek dotyczący posiadania centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodka interesów życiowych) na terytorium Polski, przez:

• obywateli Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa
• obywateli Ukrainy posiadający Kartę Polaka, którzy wraz z najbliższą rodziną z powodu tych działań wojennych przybyli na terytorium Polski
• małżonków obywateli Ukrainy nieposiadających obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybyli na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa,

zostanie uznany za spełniony na podstawie pisemnego oświadczenia.

Jeżeli obywatel Ukrainy złoży pracodawcy lub innemu płatnikowi oświadczenie o przeniesieniu na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodka interesów życiowych), to od pierwszego dnia przybycia do Polski zostanie uznany za polskiego rezydenta podatkowego, a jego przychody z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło albo z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, będą podlegać opodatkowaniu w Polsce.

Po zakończeniu roku podatkowego obywatele Ukrainy, którzy mają rezydencję podatkową w Polsce, składają zeznanie podatkowe do urzędu skarbowego właściwego ze wzglądu na miejsce zamieszkania.

Rozliczenia podatkowego dokonuje z zastosowaniem właściwej metody unikania podwójnego opodatkowania.

Ograniczony obowiązek podatkowy

Obywatele Ukrainy, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jest to tak zwany ograniczony obowiązek podatkowy.

Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Polski przez podatników, którzy mają ograniczony obowiązek podatkowy, uważa się w szczególności dochody (przychody) z:­­­

• pracy wykonywanej na terytorium Polski na podstawie stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia
• działalności wykonywanej osobiście na terytorium Polski, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia
• działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Polski, w tym poprzez położony na terytorium Polski zagraniczny zakład.